Aufgabenplanung, Verwaltung und Dokumentation für Kommunen

Vom Anlegen eines Baumkatasters bis hin zur Dokumentation von Straßenbegehungen – mit nur wenigen Klicks lassen sich Aufgaben planen, Prüfungen dokumentieren und Inventare verwalten. Flächen, Straßen oder Wege sind im Online-Verwaltungstool InvMan.de schnell hinterlegt. Eine optimale Erleichterung für viele Abläufe der kommunalen Verwaltung.

Spielplätze, Schulhöfe, Sportplätze, Gehwege – im Bereich der kommunalen Verwaltung gibt es unzählige Flächen, die regelmäßig instand gehalten werden müssen und der allgemeinen Verkehrssicherung unterliegen. Mittels InvMan.de sind die Verwaltung, Planung und Dokumentation denkbar einfach. Einmal im System hinterlegt, können zyklische und antizyklische Aufgaben für die jeweiligen Flächen und Standorte hinterlegt werden. Zuständige Mitarbeiter werden per Newsletter über anstehende Aufgaben informiert. Durch Schnittstellen zu externen Dienstleistern oder auch dem internen Bauhof werden Aufträge direkt ausgelöst. In der Historie werden alle Maßnahmen übersichtlich dokumentiert und dienen als Nachweis für übergeordnete Gremien. Über ein internes Ticketsystem können auch kurzfristig erforderliche Reparaturen gemeldet und in den weiteren Arbeitsablauf integriert werden.

Einfaches Reparatur- und Wartungsmanagement

Mittels der App lassen sich Informationen standortgenau dank GPS-Koordinaten ins System übertragen, beispielsweise die Markierung erkrankter Bäume oder Gefahrstellen durch Windbruch. Reparatur- und Wartungsaufträge werden ohne Verzögerung an die entsprechenden Stellen weitergeleitet. Eine audit- und revisionssichere Dokumentation erfüllt die Anforderungen jeglicher Nachweispflichten. Dabei ist InvMan.de so einfach, wie es klingt: Um das onlinebasierte Verwaltungstool zu nutzen, ist lediglich ein Internetzugang notwendig. Keine Installation von Software, keine außergewöhnlichen Ansprüche an die Hardware.

Neben standardisierten Wartungen und Kontrollen lassen sich individuelle Fragenkataloge für die Prüf- und Aufgabenabwicklung erstellen. So werden Prozesse optimiert, Prüfverpflichtungen dokumentiert und Kostenstellen, Qualitätssicherungsmaßnahmen oder auch Lebenszyklen von Inventaren analysiert. Eine detaillierte monatliche oder jährliche Zeitauswertung anhand der einzelnen Aufgaben ermöglicht eine genaue Darstellung und Planung des Personalaufwands.

Die Inbetriebnahme und Erstbefüllung mit Daten ist dank Schnittstellen denkbar einfach. Informationen aus Excel- und pdf-Dateien, von Messgeräten oder aus Prüfdokumenten können übernommen werden. Somit spart der Anwender kostbare Zeit im Vergleich zu einer manuellen Datenerfassung.

InvMan.de ist eine webbasierte Applikation. Von Anwendern für Anwender entwickelt, bietet sie eine große Vielfalt an Dokumentations- und Planungsmöglichkeiten, die zahlreiche Verwaltungstätigkeiten sowie die damit verbundene Qualitätssicherung deutlich erleichtert. InvMan.de arbeitet dienstleisterunabhängig und ist somit für jede Verwaltung anwendbar.

Vorteile des InvMan.de Verwaltungsmanagements

  • Kunde hat volle administrativen Rechte und Möglichkeiten
  • umfassende Benutzerverwaltung mit individualisierbaren Freigaben einzelner User oder Usergruppen (bspw. Datendarstellung, Tiefe der Daten, Bereiche)
  • webbasierend, dadurch ohne Hard- oder Softwarekosten; keine Updates notwendig; regelmäßige und umfängliche Datensicherungen implementiert
  • verfügbar auf PC, Tablet oder Smartphone
  • jederzeit Zugriff auf die aktuellste Version
  • hoher Grad an Automatisierung zur Befüllung mit Daten, u.a. durch zusammengeführte Datenbasen der Lieferanten/Kunden/Dienstleister sowie durch Schnittstellen zu Warenwirtschaftssystemen bzw. Datenimport

  • einfache Bedienung, daher sind keine zusätzlichen Mitarbeiterkapazitäten kundenseitig notwendig
  • Modullizenzen bieten volle Kostentransparenz
  • geringer Schulungsaufwand durch einfache, intuitive Handhabung
  • faire, transparente Konditionen bezgl. Lizenzkosten und Vertragslaufzeiten
  • vereinfachte und organisierte Prüfabwicklungen durch Schnittstellen zu Prüforganisationen
  • internes Newslettersystem zur Information über kommende Prüfungen, ungeprüften Betriebs- und Arbeitsmitteln etc.
  • InvMan.de ist unabhängig von Dienstleistern als eigenständige Software zu nutzen

Anwendungsbeispiele in der kommunalen Verwaltung

  • Anlegen eines Baumkatasters
  • hinterlegen von zyklischen Aufgaben zur Verkehrssicherungspflicht
  • audit- und revisionssichere Dokumentation von Prüfungen
  • interenes Ticketsystem zur Weitergabe kurzfristiger Reparaturaufgaben oder Schadensmeldungen
  • detaillierte Zeitauswertung zur Darstellung und Planung des Personalbedarfs

InvMan.de ist Ihre Verwaltungsmanagementsoftware – kostengünstig mit hohem Anspruch an Funktionalität und Usability.

Sie erhalten einen strukturierten und organisierten Überblick über Ihre Arbeits- und Betriebsmittel, über Aufgaben und Prüfintervalle, können die Abläufe in der Verwaltung optimieren und sparen in allen Bereichen Zeit und Geld. Digitale Verwaltung leicht gemacht.